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ORIENTAÇÕES DA PORTARIA 076/2022/CGE/MT - link

 

 

 

Ouvidoria Setorial Seduc Orienta

A Ouvidoria Setorial Seduc é um elo entre o cidadão e a administração pública. Seu principal objetivo é dar andamento às demandas da sociedade, fazendo com que suas solicitações sejam respondidas e suas queixas conhecidas pela administração.

A Ouvidoria não pode ser confundida como um instrumento de apuração, investigação ou punição. Isto não é responsabilidade da Ouvidoria, não compete fazer julgamento das demandas ou responde-las, e sim, buscar dar vazão as demandas.

Toda demanda oferecida pelo cidadão é analisada quanto a existência de elementos que possam dar respaldo a mesma. Caso seja constatado alguma irregularidade, esta é encaminhada a unidade administrativa responsável para que seja alcançada a necessária resposta.

Seguem algumas questões que podem ajudar as unidades da administração pública no cumprimento de seu dever:

1- Recebemos uma demanda da Ouvidoria, e agora, o que fazer?

  1. Primeiro, a gestão da unidade administrativa deverá ler com atenção a mensagem demandada.
  2. Procurar entender o que ocorre e o fenômeno relatado.
  3. Convocar os responsáveis ou envolvidos para a partir realizar um trabalho de verificação.
  4. Elaborar uma resposta que contemple todos os pontos levantados na demanda recebida.
  5. Realizar um check list para saber se tudo que foi relatado na demanda recebida está contemplado na resposta produzida.
  6. No Sigadoc, insira a resposta, e tramite novamente o processo. 

 

2- Como responder a demanda?

É importante entender que a resposta não é para a Ouvidoria, é para sociedade e seu demandante. A Ouvidoria é recurso da sociedade para que, através dela, alcance por vezes, informações e respostas não conquistadas junto às unidades competentes.

A resposta precisa ser elaborada com um linguajar simples e de fácil entendimento ao cidadão.

 

3- Existe um modelo padrão para resposta?

A Ouvidoria Setorial Seduc criou um modelo de resposta para ser utilizado pelas unidades.

Segue a estrutura:

Código da demanda: ___________

Assunto da Demanda:_________ Natureza da Demanda: ________

Data de recebimento __/__/___ Data de envio __/__/___

Resposta: _________________________________________________________

_________________________________________________________

_________________________________________________________

Anexos: Citar.

 

4- Qual o prazo para responder?

a) As demandas da Ouvidoria devem ser respondidas dentro do prazo de 15 dias.

b) Se houver uma justificativa fundamentada, poderá ter seu prazo prorrogado por igual período, mediante solicitação. Envie um e-mail ou entre em contato por telefone junto a Ouvidoria para fazer a solicitação.

c) Contudo, caso seja necessário algum trabalho de apuração, ou levantamento de informações que exijam outras ações, ou envolvam o trabalho de outras unidades/setores, orientamos que a demanda seja tornada processo digital no Sigadoc para tratamento da demanda, e este novo processo seja informado como resposta final na devolutiva a Ouvidoria.

Um texto padrão pode ser encaminhado, como exemplo:

 

Prezado(a),

Sua demanda será tratada a partir do processo digital Sigadoc e poderá ser acompanhada pelo seguinte PRO-SEDUC-02021/2022.

O(a) senhor(a) poderá acompanhar a conclusão de sua demanda acompanhando o trâmite do processo.

Respeitosamente,

 

d) Importante dizer que esta resposta irá finalizar sua demanda com a Ouvidoria, ao tempo que o cidadão irá acompanhar os andamentos dos trabalhos junto ao sistema Sigadoc, e havendo necessidade, poderá novamente contatar a Ouvidoria ao abrir uma nova mensagem.

 

5-Quem deve elaborar o documento resposta?

a) As respostas às Ouvidorias devem vir assinadas pelos gestores da unidade e/ou chefia imediata e quem for o responsável pelo tratamento.

b) É importante que a resposta seja elaborada pelo responsável por seu tratamento. Que este recebe a demanda, e não seja simplesmente repassada ao cidadão a resposta encaminhada pela unidade ou servidor reclamado.

c) Sugerimos que os responsáveis, por meio de seus delegados, possam se debruçar sobre a demanda e produzir um documento conclusivo.

 

6- Quais as implicações do não cumprimento deste dever?

Os responsáveis por dar retorno a Ouvidoria, que se negarem ou prevaricarem no exercício do dever, poderão responder por omissão, prevaricação, ou mesmo em solidariedade ao processo, tanto na esfera administrativa, civil, e criminal, tudo a depender do que ficar concluído no processo de apuração que deverá ser instaurado para analisar o ocorrido.

 

7- Check List de tratamento das demandas da Ouvidoria

  1. Quais os questionamentos da demanda?
  2. Quais os envolvidos?
  3. Qual o local, horário, contexto?
  4. Constituir equipe de verificação e resposta da demanda.
  5. Marcar um local e horário para se reunir.
  6. Realizar os trabalhos: Ouvir os envolvidos, analisar os documentos, formalizar a resposta.
  7. Todos os envolvidos foram ouvidos?
  8. Registrar ata dos trabalhos realizados.
  9. Redigir resposta.
  10. A resposta atende a cada questionamento da demanda?
  11. A resposta está em uma linguagem de fácil acesso ao cidadão?
  12. Localizar o processo Sigadoc da demanda e inserir resposta. Orientamos o responsável a utilizar a opção Documento Capturado com a ferramenta incluir novo documento, ou redigir uma CI com a ferramenta incluir novo documento.
  13. Tramitar processo para Ouvidoria.

 

Demandas em Geral

Solicitamos que caso a DRE identifique indícios de ocorrência dos fatos narrados nas demandas (elogios, sugestões, solicitações de informação e reclamações), esta descreva em sua resposta (quando compete):

  1. Quais as providências tomadas;
  2. Quais as medidas adotadas para acolhimento da vítima e do agressor;
  3. Se houve encaminhamento do mesmo para Comissão de ética, USC ou outro setor responsável. Importante: Para isso ser possível, faz necessário que a denúncia contenha alguns requisitos:

Quem supostamente praticou o fato;

Quem supostamente sofreu o fato;

Local, contexto, narrativa do que ocorreu;

Verifique se de fato trata de escola estadual e de servidores e ou alunos da rede.

 

Sugerimos que neste fazer, os profissionais representantes da Coordenadoria de Saúde e Segurança possam acompanhar os trabalhos e continuar realizando as atividades de acompanhamento e relatório que lhe for competente, dando suporte ao trabalho.

Informamos que em caso de dúvidas, procurar a SGDR; Comissão de Ética 65 996740793; USC 65 996786071; Coordenadoria de Saúde e Segurança 65 3613 6517 e 65 3613 6358.

Em caso de encaminhamento dos autos para Ética ou USC, faz necessário entender que tal encaminhamento será realizado junto à GSAGR, e seguirá para dar sequência aos procedimentos de diligências iniciados nas DREs, não se tratando assim de instauração de sindicância automática.

Importante observar que as denúncias deverão ser tratadas pela Comissão de Ética ou Unidade Setorial de Correição, conforme consta na Portaria 076/2022 CGE MT, Art 8 Item VII; Art 9 parágrafo 5; Art 10 parágrafos 1 e 4; e Artigo 5º DECRETO Nº 1.442, DE 18 DE ABRIL DE 2018 parágrafos 1 e 2.

Quando a denúncia/reclamação apresentar os elementos mínimos de verificação dos casos, como: 

§1º Objeto narrado de modo claro; 

§2º Envolvidos (vítima e acusado) identificados e pertencentes a rede de ensino; 

§3º O fato narrado infringir LC 04 de 1990, LC 112/2022;

Observando o que diz o artigo 4º desta Portaria, a Ouvidoria deverá encaminhar a demanda para Comissão de Ética ou Unidade Setorial de Correição, para análise e diligências que se mostrarem necessárias (não se tratando de instauração de sindicância);

§§1° A demanda de acúmulo de cargos será primeiramente instruída na SAGP conforme procedimento já orientado, antes de seguir para USC;

§§2° A demanda de prestação de contas será primeiramente instruída no setor responsável conforme procedimento já orientado, antes de seguir para USC;

§4º As denúncias recebidas pelas unidades desconcentradas seguirão o mesmo critério estabelecido no Art. 3°;

§5º Quando de conhecimento das unidades desconcentradas, de denúncias que envolvam crianças e adolescentes, estas deverão comunicar seus pais, registrar em ATA a comunicação, comunicar o Conselho Tutelar, e juntar ao processo estes registros;

§6º As escolas deverão tratar das denúncias que tiverem conhecimento junto as DREs e estas encaminhar o processo formado diretamente para USC ou Comissão de Ética, conforme o caso.

IMPORTANTE!

A Comissão de Ética e a Unidade Setorial de Correição, em seu fazer diligencial (Investigação Preliminar Sumária - IPS) irão instruir escolas e DREs para colher informações necessárias, utilizando de Procedimento Correcional Padrão PCP.

A PCP é o guia, o documento norteador de como a coleta da informação deverá ser realizada.

IMPORTANTE!

O reclamado não tem direito aos documentos da reclamação porque quem tem de responder a reclamação é seu chefe, não o servidor. Não prática, a reclamação é contra o serviço prestado pelo servidor, e não do servidor. A Ouvidoria trata o fato, não do servidor. A chefia pode ou não chamar o servidor, ouvir o servidor, questionar o servidor, mas a resposta é da chefia, a responsabilidade é da chefia, e não do servidor.

Em nenhuma hipótese a reclamação/denúncia deverá ser entregue ao reclamado, o processo só poderá ser entregue a quem o demandou na Ouvidoria, conforme Art. 59 do Decreto 806/2021, onde fica classificada toda demanda de Ouvidoria como informações pessoais.

 

O não atendimento a este procedimento é passível de responsabilização administrativa junto a CGE.

 

De acordo com o novo fluxo de Ouvidoria instituído pela CGE com a Portaria 0076/2022/CGE 01/08/2022, os prazos para devolutiva das demandas as Ouvidoria serão tratadas da seguinte maneira: ART 14

A SAOGT/CGE irá comunicar as demandas em atraso da seguinte forma:

Considerando o disposto no Art. 6º, o acompanhamento e cobrança do atendimento aos prazos de resposta será feito por meio de:

I – Sinalização no sistema Fale Cidadão, a partir do 15º dia sem resposta;

II - E-mail ao Ouvidor Setorial a partir do 30º dia sem resposta;

III -Comunicação à autoridade máxima do órgão ou entidade a partir do 45º dia sem resposta.

 

É muito importante seguir os procedimentos de definição de acesso aos processos no sigadoc.

 Caso o arquivo seja enviado para unidade escolar e se tratar de reclamação/denúncia ou situação de saúde de algum profissional ali lotado, será necessário “Redefinir acesso” a cada arquivo inserido para opção “Entre Pessoas” e tramitar o mesmo para a direção escolar. Caso contrário, poderá ser utilizado a opção “Entre Lotações”.

Caso o arquivo seja enviado para a DRE e se tratar de reclamação/denúncia ou situação de saúde de algum profissional ali lotado, será necessário “Redefinir acesso” a cada arquivo inserido para opção “Entre Pessoas” e tramitar o mesmo para o(a) Adjunto(a) da Regional. Caso contrário, poderá ser utilizado a opção “Entre Lotações”.

 Reforçamos. Para garantir o sigilo das demandas no Sigadoc, é preciso que a cada arquivo a ser inserido nos autos, após assinatura ou autenticação, utilizar a função “Definir acesso” e restringir o mesmo de acordo com a necessidade de cada situação.

 

Enfim, informamos que é preciso seguir os fluxos internos da instituição quando for realizar a tramitação de alguma denúncia ou reclamação.

Exemplo: Escola envia para DRE; DRE envia para SGDR/SAGP SGDR/SAGP envia para Ética ou USC.